صفحه اصلی / حقوق و وکالت / « درآمدی بر اصول بایگانی در نظام قضایی »

« درآمدی بر اصول بایگانی در نظام قضایی »

« درآمدی بر اصول بایگانی در نظام قضایی »

اسناد قوه قضاییه علاوه بر ارزش ذاتی برای خود دستگاه قضایی، برای طرفین دعاوی نیز ارزش حیثیتی دارد.

اشاره :

ماده ۱۳۱ برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران به قوه قضاییه اجازه داده است، بر اساس آیین نامه ای خاص نسبت به ساماندهی بایگانی های راکد خود اقدام نمایدکه این آیین نامه هم اینک در حال تدوین است. در همین رابطه در نوشتار زیر به ذکر « اصول بایگانی » پرداخته شده است:
بایگانی مرکز ضبط و نگهداری اسناد و پرونده هاست. وجود بایگانی در هر دستگاهی ، به ویژه در قوه قضاییه که ماهیت کار آن ایجاد پرونده است ، ضروری و اجتناب ناپذیر است. به همین دلیل از ابتدای تأسیس تشکیلات دادگستری ، بایگانی ها نیز در کنار شعب به وجود آمدند، به گونه ای که هم اینک حدود ۱۵۰ میلیون فقره پرونده مختومه در بایگانی های راکد واحدهای قضایی کشور موجود است و سالانه در حدود ۵ میلیون پرونده به حجم موجود افزوده می شود. با گذشت زمان و ازدیاد پرونده ها ، معایب روشهای موجود در بایگانی ها ظاهر شد که از مهم ترین آنها می توان به علمی کاربردی نبودن بایگانی ها، ناهماهنگی و عدم تجانس در روشهای موجود، اشغال فضای زیاد توسط پرونده های مختومه و کاهش سرعت دستیابی به سوابق اشاره کرد. بایگانی را به نوعی می توان شناسنامه و تاریخچه یک تشکیلات دانست؛ زیرا همان گونه که اشخاص حقیقی در اتخاذ تصمیم و اقدامات خود از حافظه استمداد نموده و تجربیات گذشته را ملاک عملیات آینده خود قرار می دهند و از این راه با خودداری از اشتباهات گذشته راه آینده را هموار می کنند.اشخاص حقوقی، یعنی دستگاه های دولتی و غیر دولتی نیز چنانند؛با این تفاوت که مرکز حافظه اشخاص مغز آنان و حافظه سازمان ها نیز بایگانی آنهاست. در فلسفه وجودی بایگانی ها و نقش آنها در هر دستگاه و سازمانی شکی نیست، اما متأسفانه در دستگاه قضایی توجه جدی به این حوزه نشده و این امر باعث گردیده که این گنجینه های عظیم ( بایگانی ها) به فراموشی سپرده شوند و تنها به محلی برای انباشت پرونده ها تبدیل گردند. به ناچار امروزه ساختمان های بسیاری به محل انباشت پرونده هااختصاص یافته اند که با خیل روز افزون پرونده های مختومه، روز به روز تقاضا برای اختصاص مکانهای جدید بالاتر می رود. بدیهی است که در صورت ادامه روند موجود و عدم اتخاذ تدابیر مناسب ، دیری نمی پاید که معضل بایگانی ها (راکد) به عمده ترین معضل دستگاه قضایی تبدیل خواهد شد. در این نوشتار سعی شده است اصول بایگانی ، معیارها و ملاکها وراهکارهای مورد نظر بیان شود. پیش از پرداختن به موضوع اصلی،تعریف برخی اصطلاحات ضروری است.

سند:

سند از نظر لغوی به معنای تکیه گاه و هر چیزی است که بتوان به آن اعتماد نمود.
۱- سند از نظر حقوقی : برابر ماده ۱۲۸۴ قانون مدنی ایران ، سند عبارت است از هر نوشته ای که در مقام دعوی یا دفاع ، قابل استناد باشد.
۲- سند از نظر سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران : بر اساس تبصره ماده اول قانون تأسیس سازمان اسناد ملی ایران سند عبارت است از تمامی اوراق ، مراسلات ، دفاتر ، پرونده ها ، عکسها، نقشه ها ، کلیشه ها، نمودارها، فیلمها، نوارهای ضبط صوت و سایر اسنادی که در دستگاه دولت تهیه شده و یا به دستگاه دولت رسیده است و به طور مداوم و غیر مداوم در تصرف دولت بوده و از لحاظ اداری، مالی، اقتصادی، قضایی، سیاسی، فرهنگی، علمی، فنی وتاریخی به تشخیص سازمان اسناد ملی ایران ارزش نگهداری دایمی دارد.
۳- سند از نظر علم دفترداری و بایگانی: از این دیدگاه سند عبارت از هر نوع سابقه ای است که به صورت مکتوب از سوی مأموران ذی صلح و در حدود وظایف آنها رسما ایجاد یا دریافت و یا صادر شده است. مانند نامه ای اداری ، نقشه ها، طرحها و…
۴- سند از دیدگاه مدیریت اسناد: هر نوع اطلاعات ثبت شده در یک سازمان که به اشکال نوشتاری ، دیداری ، شنیداری، مغناطیسی، الکترونیکی و… قابل تنظیم و بهره برداری است و به عبارت دیگر مدارک حاوی اطلاعات که به هر شکل و به هرصورت و در هر قالب در یک سازمان ایجاد و یا دریافت شده است، از دیدگاه مدیریت اسناد، سند نام دارد.

ارکان سند:

تاریخ ، شماره ، موضوع و امضای درج شده در اسناد در زمره ارکان سند به شمار می آیند. اعتبار هر سند به موضوع و امضای مقام ذی صلاح بستگی تام دارد و شماره نامه و تاریخ به منظور رعایت نظم و ترتیب و سهولت مراجعه بعدی مورد استفاده قرار می گیرد.
بایگانی : در نظام اداری کشور ما ، بایگانی به دو معنا به کار می رود: نخست، تشکیلات تعربف شده ای که وظیفه دریافت، ثبت حفظ و نگهداری اسناد، سوابق و پرونده ای سازمان را بر عهده دارد و موظف به ارائه خدمات به افرادمعین می باشد ودوم فرایندی که طی آن اسناد وسوابق در پرونده ای مرتبط درج و نگهداری می شوند.

پرونده :

مجموعه اسناد و سوابقی که دارای پیوستگی و موضوع واحد بوده و با روش منطقی برای استفاده جاری یا ترتیب آرشیوی ،در پوشه یا پوشه هایی تنظیم شده اند را پرونده گویند.

اسناد جاری:

اسناد جاری اوراق ، سوابق و مدارکی است ک در چرخه اداری قراردارد و اقدامات آنها ناتمام است و باید در دسترس باشد.
اسناد نیمه جاری: این دسته از اسناد شامل اوراق ، سوابق و مدارکی است که اقدامات اداری وقانونی آنها پایان یافته ؛ اما هنور احتمال مراجعه به آنها منتفی نیست.

اسناد راکد: شامل اوراق ، سوابق و مدارکی است که تمامی اقدامات اجرایی، اداری و قانونی آنها پایان یافته و احتمال مراجعه به آنها کاملا منتفی است و باید مورد ارزشیابی قرار گیرند.
بایگانی جاری: این بایگانی نوعی تشکیلات اداری است که عهده دار ثبت و ضبط اسناد و سوابق جاری و یا نیمه جاری سازمان و ارائه اطلاعات آنها به افراد ذی صلاح است.
بایگانی راکد :بایگانی راکد یک واحد اداری است که عهده دار ثبت و ضبط اسناد و مدارک راکد و نیمه جاری سازمان و ارائه اطلاعات آنها به افراد ذی صلاح می باشد .

کلاسه: شماره مشخص کنند هرپرونده قضایی برای ثبت و انجام مکتتبت در مسیر مراحل رسیدگی را کلاسه گویند که شامل شماره ردیف ثبت و در دفتر یا رایانه ف شماره شعبه رسیدگی کننده وسال تشکیل پرونده است.
طبقه بندی: یکی از اساسی ترین مراحل بایگانی طبقه بندی اسناد و پرونده هاست. طبقه بندی از نظر بایگانی عبارت است از تقسیم بندی اسناد و مدارک به دسته هایی که حداقل میان آنها یک موضوع خاص و مشترک وجود داشته باشد .
یک طبقه بندی منطقی که اساس تشکیل پرونده است، باید دارای خصوصیات زیر باشد:
۱- اطمینان: طبقه بندی اسناد باید به گونه ای پی ریزی شود که محل دقیق سند مشخص گردد.
۲- سرعت: طبقه بندی باید زمینه دسترسی به اسناد و مدارک مورد نیاز را در حداقل زمان فراهم سازد.
۳- سهولت : نحوه طبقه بندی باید قابل فهم و درک بوده و اجرای آن بسهولت آمکانپذیر باشد.
۴- قابلیت انعطاف : طبقه بندی باید به شیوه ای طرح ریزی شود که با تغییرات احتمالی قابل انعطاف باشد؛ یعنی تغییر سیستم بایگانی ها به طریقی طرح ریزی گردد که نحوه بایگانی ها منعطف بوده و در صورت تغییر قانون، بتوان براحتی آن را منطبق با مقررات جدید تغییر داد.
تجهیزات بایگانی:
۱- محل و فضای بایگانی: به دلیل رعایت اصول ایمنی ساختمان و وزن زیاد اوراق و پرونده ها ، محل بایگانی معمولاً در طبقات زیرین ساختمان تعیین می گردد که باید در ساخت و سازهای دستاه قضایی از لحاظ فنی، توجه لازم به ساخت فضاهای مناسب برای بایگانی ها به عمل آید. در انتخاب محل بایگانی توجه به موارد زیرضروی است.:
۱-۱ فضای بایگانی باید گنجایش حجم پرونده های مختومه شده را داشته باشد.
۲-۱ تنظیم قفسه ها و چیدن آنها به نحوی انجام شود که رفت و آمد بایگان در بایگانی امکان پذیر باشد.
۳-۱ وسایل لازم برای روشنایی و تهویه هوای بایگانی ها در نظر گرفته شود و پرونده ها از عواملی نظیر تابش مستقیم نور آفتاب، رطوبت و حرارت نامطلوبی که سبب پوسیدگی و از میان رفتن تدریجی اسناد و مدارک می گردد، در امان باشند.
۴-۱ به منظور عدم دسترسی افراد غیر مسؤول به بایگانی ، اتاق بایگانی ها باید از محل نگهداری پرونده ها مجزا باشد.
۵-۱ محل بایگانی باید دارای زوایا و اضلاع مستقیم باشد تا امکان تنظیم وسایل بایگانی در خط مستقیم فراهم آید و جریان کار بدون برخورد و تلاقی ، به نحو مطلوب انجام شود.

۲- سیستم اطفای حریق : برای جلوگیری از آتش سوزی احتمالی اسناد و مدارک موجود در بایگانی ها ، محل بایگانی باید مجهز به سیستم اطفای حریق پیشرفته متناسب با استانداردهای روز دنیا باشد.

۳- سیستم برودتی و حرارتی : ضروری است از دستگاه های برودتی و حرارتی متناسب را شرایط اقلیمی استان های کشور در بایگانی ها، بخصوص در بایگانی های راکد استفاده شود.

۴- سیستم قفسه های ریلی : برای استفاده بهینه از فضا و مساحت بایگانی ، از قفسه های ریل دار برای نگهداری پرونده ها استفاده گردد.

۵- جنس پوشش پرونده : جنس پوشش پرونده با توجه به عمر پرونده انتخاب می شود. جنس پوشش پرونده هایی که برای مدت طولانی در بایگانی نگهداری می گردند، بهتر است مقاوم و مستحکم باشد.از این رو باید از قرار دادن پوشه های نازکی که هم اینک در بیشتر محاکم کشور مورد استفاده قرار می گیرند و بشدت آسیب پذیر هستند و به فرسوده شدن پرونده ها کمک می کنند، خو دداری گردد.
۶- دیگر وسایل و تجهیزات مورد نیاز : تهیه و سایل و امکاناتی همچون جارو برقی، روپوش، دستکش، ماسک، شیر پاستوریزه و … برای استفاده کارکنان شاغل در بایگانی ها، بویژه بایگانی های راکد واحدهای قضایی ضروری است.

نحوه ثبت پرونده های قضایی :
با توجه به فراگیر شدن صنعت رایانه در کشور و همچنین گسترش روز افزون آن در قوه قضاییه ضرورت استفاده از آن در بایگانی ها، به ویژه در بایگانی های راکد دادگستری های سراسر کشور به دلیل دسترسی راحت تر بایگان ها به اسناد و مدارک و پاسخگویی سهل تر به ارباب رجوع اجتناب ناپذیر است. در همین راستا باید نرم افزاری مناسب برای ثبت اطلاعات و مشخصات مورد نیاز اوراق قضایی تهیه شود تا تمام بایگانی ها ( راکد) به صورت متحد الشکل به آن سیستم مجهز گردند.
نحوه ضبط و نگهداری پرونده های قضایی :
پرونده های قضایی در بایگانی های واحدهای قضایی سراسر کشور بر اساس شماره کلاسه ( شماره ردیف، شعبه ، سال ) ضبط و نگهداری می شوند که این امر سبب بروز مشکلات و معضلاتی همچون نبود دسترسی راحت بایگان ها به پرونده های قضایی ، عدم پاسخگویی آسان به مراجعه کنندگان و مشخص نبودن مواردی مانند موضوع پرونده ، طرفین دعوا، تقدیم و تأخر پرونده ها و.. در بایگانی های راکد شده است. به منظور رفع مشکلات مذکور ضروری است پرونده ها نخست در برنامه نرم افزاری مناسب در رایانه ثبت شده و سپس بر اساس شماره بازیابی بایگانی ( به صورت عددی و مسلسل ) ضبط و نگهداری شوند.

شرایط احراز پست بایگانی و مختصات آن :
اسناد قوه قضاییه متفاوت با اسناد دیگر سازمان هاست؛ زیرا علاوه بر ارزش ذاتی سند برای خود دستگاه قضایی، از نظر ارزش حیثیتی برای طرفین دعاوی نیز دارای اهمیتی انکار ناپذیر می باشد.
از این رو نگهدای این گونه پرونده ها و اسناد و حفظ آنها ازگزند دستبرد و یا دخل و تصرفهای احتمالی، مستلزم اتخاذ تدابیری است تا از هر گونه سوء استفاده پیشگیری شود. یکی از مهم ترین آنها، استخدام بایگان هایی است که دارای شرایط زیر باشند:
۱- با ابلاغ رسمی یا پیمانی به عنوان پست سازمانی « بایگان » استخدام شده باشند.
۲- امین ،قابل اعتماد و راز دار باشند ؛ زیرا بایگان به اطلاعات محرمانه ای ای دسترسی دارد که افشای آنها ممکن است دستگاه قضایی را با زیانهای جبران ناپذیری مواجه سازد.
۳- در زمینه بایگانی ، دوره های آموزشی لازم را گذرانده باشند.
با توجه به این که شغل بایگانی یکی از مشاغل سخت و زیان آور است و متصدیان آ ن بخصوص در بایگانی راکد، در معرض انواع بیماری های تنفسی، پوستی و .. قرار دارند، خوب است شغل بایگانی در ردیف مشاغل سخت و زیان آور قلمداد شود وحقوق و فوق العاده خاصی بدین منظور به بایگان ها تعلق گیرد و از سویی متصدیان این شغل زودتر از دیگر کارکنانی که در معرض آسیبهای این پست نیستند، بازنشسته شوند .

آموزش کارکنان بایگانی :
دنیای امروز ، دنیای کار و عمل است و لازمه کار صحیح ، داشتن علم و آگاهی و بصیرت کافی است وکسب تجربه در کار مستلزم انجام کارآموزی، پیش از شروع به خدمت و ضن خدمت می باشد. درکشورهای مترقی ، برای کم ارج ترین مشاغل، دوره های کارآموزی متناسب ترتیب داده اند و تا زمانی که فردی در رشته شغلی اش حداقل یک دوره کارآموزی رانگذرانده باشد، به آن شغل منصوب نمی شود. متأسفانه در مورد شغل بایگانی ، نه تنها آموزش های لازم ارائه نمی گردد؛ بلکه به دلیل اهمیت ندادن به کار بایگانی ، در برخی موارد مشاهده می شود اشخاص بی اطلاع نسبت به امر بایگانی، در بایگانی های راد به کار گمارده می شوند که درنتیجه ، یک بایگانی غیر قابل قبول تشکیل می گردد. از این رو شایسته است به منظور ارتقای سطح دانش و معلومات شغلی وبالا بردن مهارت و توانایی های شغلی و حرفه ای بایگان ها و همچنین متناسب ساخت معلومات و مهارت های آنها با وظایف و مسؤولیت های مورد تصدی ، نسبت به آموزش کارکنان بایگانی اهتمام گردد.

غفار رحمتی، کارشناس اسناد اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضاییه

دایره صلاحیت های ذاتی دادگاه انقلاب
سید قدرت الله رضوی
هر چند آرای وحدت رویه دیوان عالی کشور در حکم قانون هستنند و برای تمام محاکم لازم الرعایه می باشند و تخلف از آنها موجب تعقیب قانونی خواهد بود؛ ولی نقد قانون، مرسوم و معمول است و همیشه نقد و بررسی قوانین ، قانونگذار را بر آن داشته تا اقدام به اصلاح برخی قوانین یا حذف بعضی از مواد قانونی نماید.
صلاحیت محاکم عمومی، انقلاب و نظامی نسبت به همدیگر صلاحیت ذاتی است و نه صلاحیت محلی یانسبی. بنابراین محل یا میزان خواسته تأثیری در رسیدگی ذاتی ندارد و هر یک از محاکم ذکر شده، صالح به رسیدگی به جرایم در حوزه صلاحیت خود می باشند و با توجه به صلاحیت ذاتی که دارند، در حوزه صلاحیت محلی، هر کدام از یکدیگر متفاوت هستند. به عنوان نمونه در استان کهگیلویه و بویر احمد، دادسرا و دادگاه های نظامی صلاحیت رسیگی به تمام جرایم نیروهای مسلح را – در هر کجای استان که اتفاق بیفتد – دارند.
این صلاحیت دادسرا و دادگاه نظامی شامل تمام شهرستان ها ، بخشها ودهستان های استان می شود و صلاحیت محلی آن تمامی استان کهگیلویه و بویر احمد را در بر می گیرد؛ اما رسیدگی به جرایم افراد درصلاحیت محاکم عمومی ، تابع صلاحیت محلی است که جرم درآن اتفاق می افتد و هر بخش یا شهرستان تنها به جرایم روی داده در حوزه صلاحیت خود رسیدگی می کند.
ممکن است در یک شهرستان ، چندین دادگستری و دادگاه بخش تشکیل شده باشد که هر یک جرایم در قلمور خود را مورد رسیدگی قرار می دهند. همچنین تا زمانی که در بخشهای یک شهرستان ، دادگاه بخش تشکیل نشده باشد، دادگاه های عمومی به تمام پرونده های مربوط به آن بخش رسیدگی می کنند. با توجه به صلاحیت ذاتی محاکم ( عمومی، انقلاب و نظامی ) قانون صلاحیت محلی هر کدام را به نحو خاص تعیین کرده است. این صلاحیت ذاتی موجب می شود حوزه قلمرو محاکم بایکدیگر تفاوت داشته باشد، به گونه ای که یک شعبه دادگاه نظامی به تمام جرایمی که درقلمرو یک استان استفاق می افتد، رسیدگی می کند. با این وصف و با توجه به ماده ۵ قانون تشکیل دادگاه های عمومی و انقلاب و اصلاحات بعدی، در تمام مراکز استان ها دادگاه های انقلاب تشکیل شده که صلاحیت آنها در استان عام است، مگر این که در برخی از شهرستان ها، دادگاه انقلاب تشکیل شده باشد. در صورت تشکیل دادگاه انقلاب، این دادگاه صالح به رسیدگی به تمام جرایم در صلاحیت محاکم انقلاب که درقلمرو آن شهرستان ، اعم ازشهرها و بخشهای آن به وقوع پیوسته می باشد. با این وصف، هیچ جای کشور فاقد دادگاه انقلاب نیست تا بتوان به ماده ۲ دستور العمل نحوه رسیدگی به پرونده های قاچاق موضوع تبصره یک ماده ۴ قانون استناد نمود.
از سویی ، با توجه به صلاحیت ذاتی محاکم صلاحیت محلی هر کدام متفاوت است و از این رو دادگاه های عمومی نمی توانند به جرایم در صلاحیت محاکم انقلاب به بهانه تشکیل نشدن دادگاه انقلاب در بعضی بخشها و یا شهرستان ها رسیدگی کنند. بنابراین به نظر می رسد رأی وحدت رویه مورد نظر تا حدودی خدشه بردار است.
همچنین با توجه به ماده ۲ دستور العمل نحوه رسیدگی به پرونده های قاچاق ، موضوع تبصره یک ماده ۴ قانون ، هر چند رأی صادر شده به ظاهر صحیح به نظر می رسد؛ ولی در واقع هیچ بخش یا شهرستانی نیست ک در آن دادگاه انقلاب تشکیل نشده باشد. از سویی این دستور العمل مصوب سال ۱۳۷۴ است؛ اما قانون بعد از آن ؛ یعنی ماده ۵ قانون تشکیل دادگاه های عمومی و انقلاب – که صلاحیت محلی دادگاه های انقلاب را به تمام استان تسری داده – در سال ۱۳۸۱ مجددا تدوین گردید و اصل بر این است که قانون مؤخر باید مورد استناد و توجه قرارگیرد. مگر این که در خود قانون ترتیب دیگری ذکر شده باشد که در ما نحن فیه هیچ قید و شرطی به میان نیامده است.

آخرین ورودی ها

  • اصول بایگانی و دفترداری
  • اصول دفترداری pdf
  • اصول بایگانی اداری
  • اصول بایگانی اسناد حسابداری
  • تاکید بر نظام حقوقی افغانستان
  • دانلود جزوه اصول بایگانی و دفترداری
  • دانلود کتاب اصول بایگانی و دفترداری
  • قرار داد وکالت در افغانستان
  • نظام حقوقی در مصر

 مدیریت ارشد اجرایی پیشرفته (MBA)

با مدرک مورد تایید وزارت علوم ,تحقیقات و فناوری و قابل ترجمه رسمی

 مدیریت حرفه ای کسب و کار پیشرفته (DBA)
دوره دکتری حرفه ای کسب و کار

با مدرک مورد تایید وزارت علوم ,تحقیقات و فناوری و قابل ترجمه رسمی

آخرین ورودی ها

  • اصول بایگانی و دفترداری
  • اصول دفترداری pdf
  • اصول بایگانی اداری
  • اصول بایگانی اسناد حسابداری
  • تاکید بر نظام حقوقی افغانستان
  • دانلود جزوه اصول بایگانی و دفترداری
  • دانلود کتاب اصول بایگانی و دفترداری
  • قرار داد وکالت در افغانستان
  • نظام حقوقی در مصر